Gestão de Salas de Reunião: agende, reserve e evite confusões

Desde interrupções a reservas fantasma ou, pior ainda, reservas sobrepostas são viárias as questões que se colocam quando não se equaciona uma boa gestão das salas de reuniões. E em quê que isso resulta? Perda de tempo, incómodo, irritação e aumento do stress. Encontre connosco uma solução e livre-se deste problema!

Em regra, os fatores que estão na base de uma má gestão das salas de reuniões são:

• Desconhecimento sobre se a sala está ou não ocupada

• Total ausência de hardware/software que auxilie a gestão de salas de reunião

• Falta de clareza em hardware/software sobre se as salas estão disponíveis para utilização

A solução para evitar todos os constrangimentos associados à reserva de salas de reuniões é fazer uma boa gestão das mesmas com equipamentos de apoio que não deixem dúvidas a quem reservou e a quem pretende reservar e/ou verificar se a sala já estará por ventura ocupada. Este controlo só é eficaz com hardware e software dedicado para a gestão das salas de reuniões. Com estes recursos passará a ser possível:

• Reservar ou cancelar salas de reuniões a partir do seu calendário

• Verificar no display à entrada da sala de reuniões se a mesma se encontra ou não ocupada

• Reservar ou cancelar reuniões diretamente no display à entrada da sala de reuniões

• Notificar todos os participantes da reunião da reserva, alteração de horário ou local ou cancelamento a reunião

• Avaliar insights diversos como análise de quantas vezes a sala é usada e por quem, análise de média do número de participantes, média do tempo de utilização, etc.

Gestão fácil e simples: reserve a sala por email, receba notificações sobre se o seu pedido de reunião foi aceite ou negado e verifique o status do display à entrada da sala para validar se está livre. A gestão é super intuitiva e a adaptação imediata, com efeitos positivos muito rápidos.  

Aumento de produtividade: ultrapassados os constrangimentos de reservas duplas, reservas fantasma ou interrupções otimiza-se o tempo de trabalho. 

Reuniões sem interrupções:  mais foco é sinónimo de reuniões mais eficientes.

Insights da reunião com estatísticas úteis diversas: estas estatísticas permitem à empresa ter uma visão global da usabilidade da sala, dispondo assim de dados concretos para melhor avaliar se as infraestruturas de que dispõe atendem às necessidades do dia-a-dia ou se ficam aquém.

Interligação web-base: hoje em dia os sistemas de reserva de salas de reunião são compatíveis com o Microsoft Office 365, Microsoft Exchange e Google Suite, permitido uma ampla interligação entre ferramentas distintas.    

Os sistemas de reservas de salas de reunião oferecem uma gestão simplificada da ocupação das salas da empresa e garantem uma interligação alargada entre múltiplas ferramentas assegurando que tudo está conectado. As vantagens são mais que muitas por isso se está a pensar na solução ideal para a sua empresa contacte-nos. A nossa equipa especializada irá avaliar as suas necessidades e apresentar uma solução eficaz para a sua realidade.